Če podjetje posluje s tujimi partnerji, je pisanje elektronskih sporočil v tujem jeziku nujen del vsakodnevnega poslovanja. Pri tem pa obstaja nekaj pravil, ki jih moramo pri pisanju tovrstnih pisem upoštevati. Še posebej pomembno je, da ta pravila upoštevamo takrat, ko si dopisujemo s poslovnimi partnerji iz Velike Britanije, ki slovijo po svoji vljudnosti.
Začetek: Na začetku uporabimo fraze, kot so:
Dear Sir or Madam
Dear Mr/Mrs/Miss/Ms
Dear John
Osrednji del: Osrednji del je običajno sestavljen iz treh delov. Najprej namenimo nekaj besed temu, o čemer pišemo:
I am writing to enquire about…
to ask about…
in connection with…
Če nato želimo od naslovnika pridobiti informacije, besedilo nadaljujemo na ta način:
I would be grateful if you could send me…
appreciate it if you could…
In particular I am interested in…
Would it be possible for you to tell me…
Could you also tell me…
I would be grateful if you could send me this information as soon as possible.
Za zaključek osrednjega dela besedila lahko uporabite naslednje fraze:
I look forward to hearing from you.
Please contact me if you need any further information.
Please let me know if you need any further information.
If you need any information regarding the above matter, please do not hesitate to contact me.
Zaključek: Za zaključek so najbolj primerne naslednje besedne zveze:
Yours faithfully.
Yours sincerely
Best wishes
Best regards
Kind regards